Szafy kartotekowe – dlaczego warto mieć je na wyposażeniu?

Szafy kartotekowe – dlaczego warto mieć je na wyposażeniu?
22 stycznia 2018 No Comments Meble biurowe admin

Szafy kartotekowe – komfort pracy

Przychodnie zdrowia, ośrodki pomocy społecznej, powiatowe urzędy pracy, wydziały urzędów gmin, miast i powiatów, urzędy wojewódzkie i marszałkowskie oraz niezliczone ilości działów kadrowych oraz innych w przedsiębiorstwach i organizacjach, to miejsca, w których powstają miliony dokumentów. Taka ilość dokumentów wymaga odpowiedniego uporządkowania, aby w działanie biura nie wkradł się nieporządek i chaos. Nieporządek w przestrzeni biurowej może doprowadzić do paraliżu działania danego wydziału, czy niejednokrotnie całej firmy. Uporządkowanie dokumentacji rozpoczyna się od odpowiedniej segregacji dokumentów poprzez umieszczenie ich w odpowiednich segregatorach, teczkach, czy opakowaniach archiwizujących. Te z kolei pakujemy w szafy kartotekowe.

Jak to działa?

Odpowiednio uporządkowane dokumenty ułatwiają pracę nie tylko osobom korzystającym z zarchiwizowanych zbiorów, ale również przyjętym nowym pracownikom. Segregacja według ściśle określonego klucza pozwala na szybkie odnalezienie poszukiwanego dokumentu. Wydajne korzystanie z zasobów przyczynia się do szybkości załatwiania spraw i wpływa pozytywnie na jakość pracy biura. Teczki, segregatory, pudła do archiwizacji, to nie jedyne metody przechowywania i segregacji dokumentów. W miejscach, gdzie gromadzi się dokumenty przypisane do poszczególnych osób bardzo często organizuje się tzw. kartotekę. Kartoteki najlepiej jest przechowywać w teczkach poziomych umożliwiających ich zawieszenie na specjalnych szynach w szafach kartotekowych.

Komfort i funkcjonalność

Szafy kartotekowe niemal zawsze odnajdziemy w miejscach, gdzie należy obsłużyć wiele teczek osobowych. Jednym z takich miejsc może być rejestracja w przychodni lekarskiej. Tam bardzo często widzimy, jak pani rejestratorka medyczna wyjmuje naszą dokumentację medyczną z długiej szuflady ze specjalnymi szynami do zawieszania teczek. Dla obsługujących pacjenta możliwość przechowywania dokumentacji medycznej w specjalnej szafie na kartoteki jest olbrzymim ułatwieniem. Ogromną pomocą w codziennych czynnościach zawodowych. Specjalne szafy na kartoteki cieszą się również uznaniem działów kadrowych w większych przedsiębiorstwach. Umożliwiają pełne opanowanie dokumentacji pracowniczej gromadzonej w tradycyjnej formie na kartkach papieru. Zatem myśląc o wyposażeniu działu kadr, wyposażeniu przychodni lekarskiej, czy też innego działu przechowującego wiele danych osobowych na temat różnych osób warto pamiętać o zakupie szaf kartotekowych.

Konstrukcja

Szafy kartotekowe zwykle wykonane są z metalu gwarantującego ich trwałość. Obecnie nie jesteśmy skazani na jeden, czy kilka kolorów szaf kartotekowych. U ich producentów możemy zamówić szafy w każdym niemal kolorze. To umożliwia nam dopasowanie barwy szaf do kolorów i wystroju całego pomieszczenia, w którym mają zostać zainstalowane. Współczesne farby i sposób ich nanoszenia potrafią nawet sprawić wrażenie, że szafy na kartoteki nie są wykonane z metalu, ale z innego tworzywa takiego, jak plastik lub drewno. W związku z przechowywaniem w szafach dokumentów osobowych i obowiązującymi w naszym kraju przepisami o ochronie danych osobowych, szafy kartotekowe z reguły wyposażone są w niezawodne zamki. Gwarantują one bezpieczeństwo zgromadzonym w szafach dokumentów.

Minusy

Jedynym i chyba największym minusem szaf kartotekowych jest fakt, że są one wykonane z metalu. W dobie nagromadzenia dużej ilości sprzętu zasilanego z sieci energetycznej w biurach, należy pamiętać, że szafy na kartoteki przewodzą prąd, dlatego nie powinny być na nich ustawiane żadne urządzenia elektryczne, gdyż w przypadku ich awarii lub usterki szafy mogą stać się niebezpieczne ze względu na znalezienie się pod napięciem. Niemniej należy podkreślić, że szafy kartotekowe, to gwarancja utrzymania porządku w dokumentacji kadrowej i medycznej.

Tags
O autorze

Leave a reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *